La gestione dei rinnovi contrattuali è un’attività centrale per le aziende che operano con contratti ricorrenti, servizi continuativi e fatturazione periodica. iMio Gestionale, grazie all’ADD-IN Gestione Contratti, mette a disposizione una soluzione completa per controllare, pianificare e rinnovare i contratti in modo ordinato, riducendo le attività manuali e migliorando l’efficienza operativa.
Gestione dei contratti in scadenza direttamente dalla Home
Dalla Home di iMio Gestionale è possibile visualizzare in modo immediato i contratti in scadenza entro un determinato periodo di tempo. Il numero di giorni di anticipo con cui i contratti vengono mostrati è configurabile nella tipologia contrattuale e può variare in base alle esigenze aziendali.
Validità, periodicità e oggetto del contratto
In iMio Gestionale ogni contratto è definito in modo chiaro:
⦁ la validità indica per quanto tempo il contratto rimane attivo prima del rinnovo;
⦁ la periodicità determina la fatturazione, stabilendo quante fatture verranno emesse e in quali momenti;
⦁ l’oggetto del contratto è composto da uno o più articoli, detti codici di fatturazione, che ne definiscono il valore economico.
Individuazione e analisi dei contratti da rinnovare
Attraverso la funzione Stampa contratti, iMio Gestionale consente di verificare in modo puntuale quali contratti debbano essere rinnovati. Le stampe predefinite e la maschera di selezione permettono di applicare filtri avanzati, come tipologia del contratto, date di validità, periodo previsto per il prossimo rinnovo e classificatori.
⦁ Il report Dettaglio Rinnovo fornisce l’elenco completo dei contratti da rinnovare;
⦁ Il report Contratti riepilogo periodicità con simulazione rinnovo consente di simulare il rinnovo e visualizzare il riepilogo delle fatture che verranno emesse durante la validità contrattuale.
Comunicazioni di rinnovo ai clienti
iMio Gestionale supporta anche la fase di comunicazione con il cliente grazie alla funzione Invio comunicazioni rinnovo. È possibile selezionare i contratti a cui inviare la comunicazione e, nel caso in cui non fossero presenti, aggiungere manualmente indirizzi e-mail.
Prima dell’invio è disponibile un’anteprima della comunicazione, mentre l’invio massivo via e-mail consente di informare i clienti in modo rapido e professionale.
Rinnovo dei contratti singolo o massivo
Il rinnovo dei contratti in iMio Gestionale può essere effettuato sia singolarmente sia in modalità massiva.
Il rinnovo singolo avviene direttamente dal contratto, tramite una procedura guidata che consente di applicare l’adeguamento ISTAT e verificare il confronto tra prezzo precedente e prezzo aggiornato prima della conferma finale.
Il rinnovo massivo consente invece di operare su più contratti contemporaneamente, filtrando per tipologia, periodo di rinnovo e applicazione dell’adeguamento ISTAT. Il sistema mostra l’elenco dei contratti da rinnovare con indicazione del vecchio e del nuovo prezzo, garantendo pieno controllo sull’operazione.
Generazione automatica dei documenti di rinnovo
Una volta completato il rinnovo, iMio Gestionale permette di generare massivamente i documenti collegati, in base al workflow aziendale. È possibile creare conferme d’ordine destinate alla fatturazione differita o direttamente la fattura al cliente.
I documenti generati possono essere visualizzati e inviati via e-mail ai clienti singolarmente o in modo massivo.
Dalla fatturazione all’invio allo SDI
Per i documenti da mandare in fatturazione differita, la funzione Evasione Documenti consente di generare le fatture in modo automatico. Il sistema mostra l’elenco delle fatture da creare e i documenti che verranno evasi, permettendo una verifica puntuale prima della registrazione.
Le fatture generate sono immediatamente disponibili per l’anteprima e pronte per l’invio al Sistema di Interscambio.
Una gestione dei rinnovi contrattuali efficiente e controllata
Grazie all’ADD-IN Gestione Contratti, iMio Gestionale supporta le aziende nella gestione dei rinnovi in modo semplice, ordinato e integrato. Dalla segnalazione delle scadenze alla comunicazione con il cliente, dal rinnovo alla fatturazione elettronica, ogni fase è gestita all’interno di un unico sistema pensato per garantire continuità operativa e controllo dei processi.
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